Създайте известие за ваканция в Outlook - Ето как
Свързани Видеоклипове: (Може 2024).
Задаване на известие за ваканция: В Microsoft Outlook можете автоматично да отговаряте на входящи имейли с известие за ваканция, ако не сте на разположение за дълго време. Ще ви покажем два начина да настроите известия за ваканция.
1. Перспективи: Бързо до бележката за ваканция чрез „Автоматични отговори“
Ако искате да настроите бележка извън офиса в Outlook без специални правила, това може да стане доста бързо чрез „Автоматични отговори“. Следните инструкции работят с всички текущи версии на Outlook.
- Стартирайте Outlook и кликнете върху раздела "Файл" в горния ляв ъгъл.
- Под „Информация за акаунта“ кликнете върху бутона „Автоматични отговори“.
- Тук можете да изберете периода, в който се изпраща известието за отсъствие. За целта активирайте опцията „Изпращане на автоматични отговори“ и задайте началната и крайната дата. Ако не въведете нищо тук, автоматичният отговор ще бъде изпратен незабавно и „завинаги“.
- Ако използвате Outlook за бизнес, също така има смисъл да създадете донякъде спокоен доклад за отсъствие за вашите колеги („Вътре в моята организация“) и по-официален за бизнес контакти („Извън моята организация“).
- В текста трябва да посочите крайната дата на ваканцията си или отсъствието си. Също така е добра идея да назначите представител за служебни отпуски, които вашият контакт може да се свърже по спешни въпроси.
- С „OK“ потвърждавате известието за ваканция. Всички писма от началния час вече ще бъдат отговорени с текста, който сте въвели.
Примерен текст за извън офис бележки
- Можете да формулирате известието си за отсъствие според схемата на екрана.
- В нашата галерия с картини ще намерите и други шаблони за ваканционни бележки.
2. Дефинирайте известието за ваканция в Outlook като правило
Можете също да използвате правило за създаване на офис бележки. Това е малко по-сложно, но също така ви позволява да изпращате различни имейли извън офиса за различни получатели. Инструкциите могат да варират леко в зависимост от версията на Office.
- След стартиране на Outlook кликнете върху раздела "Файл". Тук вече трябва да бъде избрана категорията „Информация“.
- Кликнете върху „Управление на правила и известия“ по-долу. Отваря се нов прозорец.
- В раздела „Правила за електронна поща“ се намира елементът „Ново правило“. Изберете "Прилагане на правилото към съобщенията, които получавам" тук.
- По-долу можете да изберете случаите, за които изпращачите (с определени думи, например) трябва да изпратят известието за ваканция. Ако искате съобщението извън офиса да бъде изпратено до всички изпращачи на получените имейли, изберете „Чрез името на акаунта в акаунта“ и изберете имейл акаунта, който искате (в случай, че управлявате няколко акаунта с Outlook).
- В следващия прозорец изберете какво трябва да се случи с получения имейл. За да отговорите на тях с шаблон, трябва да поставите отметка „отговорете им с конкретен шаблон“. За да изберете шаблона (Word файл), щракнете върху синия текст ("на конкретен шаблон"). Известието за ваканцията вече е активно.
В този практичен съвет можете да прочетете как да настроите автоматично препращане на електронна поща в Outlook.