Урок за достъп: Обяснени основите
Свързани Видеоклипове: (Може 2024).
Искате ли да създадете база данни с Access за първи път? В този урок обясняваме най-важните основи и термини от Access Version 2010.
Структура на база данни за достъп
В допълнение към таблиците в Access се използват заявки, формуляри, отчети, макроси и модули.
- Първоначално всички данни са организирани в таблици. Таблица може да съдържа например адреси или информация за статията. Данните се съхраняват в колони и редове.
- Редовете се наричат записи, а колоните се наричат полета.
- С заявки можете да филтрирате, комбинирате или изчислявате данните, съдържащи се в таблиците. За тази цел различни таблици са свързани помежду си чрез взаимоотношения, ако е необходимо.
- Данните се въвеждат от съответния потребител във формуляри. Данните също могат да се видят във форми. Можете да имате резултати от заявки във формуляри.
- Отчетите са подобни на формите и се използват за печат.
- Макросите се използват за автоматизиране на работните процеси. Няколко действия, като например команди от менюто, могат да се извършват автоматично едно след друго.
- В модулите можете да запишете функции и процедури, които сте програмирали сами с помощта на VBA.
Дизайн на база данни
В главата ви започва база данни. Важно е да се определи структурата предварително.
- Помислете кои данни (например статии, поръчки, информация за клиента) трябва да съдържат вашата база данни.
- Разделете различните дати по теми. Всяка тема по-късно се записва в отделна таблица.
- Определете каква информация трябва да се съхранява във всяка таблица. Например в таблица със статии се нуждаете от името на статията, номера на артикула и цената като заглавия на колоните.
- За да избегнете дублирането на данни, дефинирайте така наречения първичен ключ. Това гарантира, че излишните данни дори не могат да възникнат. За статиите номерът на статията ще бъде основният ключ.
- Определете връзките между отделните таблици. За да създадете запитвания от различни таблици по-късно, таблиците трябва да бъдат свързани. При поръчка например номерата на артикулите също се записват. Така че връзката между таблицата Елемент и таблицата Поръчки би била полето Номер на артикула.
Прегледи в база данни на Access
Винаги имате поне два различни вида изгледи за всеки обект.
- В изглед Дизайн указвате кои полета да използвате и задавате опции. Вие проектирате изгледа във формуляри и отчети.
- Изгледът на информационния лист показва съдържанието на таблиците и резултатите от заявките.
- За формуляри и отчети данните се показват във формуляра или изгледа на отчета.
Създайте първата проста база данни
Началото на всяка база данни е таблицата.
- От менюто Build се отворете бутона Table Design.
- Въведете името на полетата в колоната "Име на полето". Името на полетата, например име на статия, номер на артикула и т.н.
- След това определяте типа данни. В случай на име на статия, текстовото поле е добър избор. Достъпът ви предоставя избор тук.
- Ако преминете към изглед на информационния лист, можете да въведете тестови данни.
- Ако сте създали няколко таблици, сега дефинирайте отношенията между таблиците. За целта изберете бутона „Връзки“ в раздела „Инструменти за база данни“.
- С мишката можете да начертаете линия между полетата.
- За да покажете филтрираните данни във формуляр или отчет, изберете командата "Дизайн на заявките" в раздела "Създаване". Добавете една или повече таблици, от които искате да използвате полета, като щракнете върху.
- Изберете полетата, които искате да използвате от таблиците. Или плъзнете поле от списъка до празна колона или щракнете двукратно върху запис в списъка.
- Ако използвате няколко таблици, уверете се, че сте определили правилно отношенията.
- Запазете таблицата.
- За да създадете формуляр, отидете на раздела "Създаване" и изберете "Дизайн на формуляр".
- След това кликнете върху „Добавяне на съществуващи полета“ в групата „Инструменти“. Сега изберете полетата от таблици или заявката, която току-що създахте, и ги поставете в черновата.
- Вече създадохте първата си проста база данни в Access.
В следващия практичен съвет ще прочетете как да извършите крос-таб заявка в Access.