Използвайте Excel като база данни - как работи
Ако имате нужда само от малка база данни без сложни заявки, можете също да използвате Excel като база данни. По този начин спестявате разходи за MS Office Access и все още можете да управлявате данните си сравнително добре.
Създайте база данни в Excel
В нашия малък пример създаваме база данни на доставчици.
- След като разгледате коя информация трябва да се управлява в базата данни, разпределете разумно данните в колоните.
- Ако е възможно, винаги трябва да поставяте данните, за които искате да създадете заявки, в отделна колона.
- Предоставяме на съответните колони с обяснителни заглавия като име на доставчик, улица, пощенски код, град, лице за контакт, телефонен номер, доставчик от, доставчик за, срок на доставка, отстъпки и т.н.
- В първата колона поставяме вътрешен номер на доставчика. За да можете да присвоите идентификационните номера по-късно, той се състои от една или повече букви, в зависимост от това колко таблици искате да създадете, и след това пореден номер. Буквите са съкращения за съответните таблици. Следователно в таблицата на доставчиците тя би била L.
Базата данни работи в Excel
В Excel не можете да създавате SQL заявки толкова сложни, колкото в Access, но електронната таблица също има някои функции на базата данни.
- За достъп до функциите на базата данни щракнете върху раздела "Формули".
- Изберете бутона „Вмъкване на функция“ в лентата.
- Под „Вмъкване на функция“ ще намерите опцията „База данни“ в падащото меню на „Изберете категория“.
- Функциите на базата данни, налични в Excel, след това се показват в "Избор на функция".
- Ако кликнете върху отделните функции, ще получите обяснение за това, за което можете да използвате съответната функция на база данни.