Създайте формулярно писмо с Excel и Word
Свързани Видеоклипове: (Може 2024).
Можете също така да направите източник на данни за сливане на поща в Word от електронната таблица на Excel. Създайте Excel файл както обикновено и го напълнете с данни. Ние обясняваме по-нататъшните стъпки в този практичен съвет, като използваме пример.
Word mail се слива с Excel като източник на данни
Например, първо създайте Excel файл според графиката. След това стартирайте Word и следвайте инструкциите по-долу.
- Отидете на раздела "ДОСТАВКИ" в Word.
- Кликнете върху „Избор на получател“ и след това върху „Използване на съществуващ списък“.
- В следващия диалогов прозорец изберете Excel файла, който току-що създахте, и потвърдете, като щракнете върху „Open“.
- В следващия прозорец трябва да изберете таблицата във файла на Excel, в който данните са налични. В този случай ще бъде таблица 1. Поставете отметка „Първата серия данни съдържа заглавия на колоните“ и щракнете върху „OK“.
Поставете полета за сливане на поща
Тъй като сте потвърдили предишния диалогов прозорец с „OK“, вие използвате Excel като източник на данни. За да демонстрирате това, добавете полета за сливане на поща към обединението на вашата поща, както следва.
- Върнете се в раздела "SHIPMENTS" и кликнете върху "Insert Merge Field". Записите в падащия списък съответстват на заглавията на колоните във вашия Excel файл.
- Съставете малък блок от адреси, като първо поставите полето за сливане на поща „първо име“, след това „фамилия“ и след това „адрес“.
- Сега кликнете отново върху раздела "ПОКАЗАНИЯ" на "Преглед на резултатите".
Word сега ви показва първия запис във файла на Excel. За втория човек кликнете върху синята стрелка, насочена вдясно отдясно на бутона "Визуализация на резултатите". С тези стрелки можете да преминете през всички получатели, които Word е прочел от файла Excel. Това има предимството, че имате буквата и оформлението ясно и равномерно на страница в Word. Това означава, че всички промени незабавно се прилагат към всички получатели. Ако се добавят нови получатели, можете просто да ги добавите във файла на Excel и те вече са достъпни във вашето писмо с формуляр.
Тези инструкции се отнасят за Outlook 2010/2013. Можете да намерите съвети за условно форматиране в Excel тук.