Календар на Outlook: Управление на срещи - най-добрите съвети
Свързани Видеоклипове: (Може 2024).
Искате ли по-лесно да управлявате срещите си в календара на Outlook? Показваме ви най-добрите съвети за по-добра организация на срещите ви в Outlook.
Съвет 1: Поканете участници на среща в Outlook
Ако планирате среща, можете да поканите желаните участници директно чрез създадената среща в Outlook. За да направите това, продължете както следва:
- Превключете към изгледа на календара на Outlook и отворете нова среща с бутона „Нова среща“.
- Сега можете да оставите съобщение до участниците в текстовото поле, което след това ще се появи в поканата по имейл.
- В менюто "Старт" кликнете върху "Покани участници" под "Участници".
- Въведете имейл адресите на всички участници.
- Проверете отново часа и датата и кликнете върху „Изпращане“.
- Ако впоследствие промените часа, датата или участниците, можете отново да изпратите информацията до всички участници или само до новите участници.
Съвет 2: Споделете календара без лични срещи
За да улесните планирането на срещи с колегите си, трябва да споделяте календарите си помежду си.
- В изгледа на календара ще намерите списък на вашите календари („Моите календари“) вляво. Щракнете с десния бутон върху календара, който искате да споделите.
- Под елемента „Споделяне“ изберете „Сподели календар“.
- Отваря се имейл с опциите за споделяне. Сега въведете имейл адресите на всички колеги, които трябва да имат достъп до вашия календар. В същото време можете да поискате да бъдат пуснати календарите на вашите колеги.
- Под „Подробности“ можете да определите колко покани могат да виждат от календара ви. Например опцията „Само наличност“ показва само блокираните срещи без допълнителна информация за съответната среща.
- Ако е необходимо, добавете информационен текст към вашата покана и кликнете върху „Изпращане“.
Съвет 3: Създайте срещи в серия на Outlook
За редовни срещи можете също да създадете серия от срещи в Outlook, например за седмични срещи с екипа:
- В изгледа за срещи в менюто "Старт" под "Опции" изберете бутона "Тип серия".
- Сега определете часа на срещата за поредицата.
- Под „Серийни проби“ определяте ритъма, в който трябва да се проведе срещата, например седмично, месечно или годишно.
- Под „Продължителност на сериите“ можете да определите начална дата, на която за първи път се провежда срещата, както и броя повторения.
Показаният съвет се отнася до Microsoft Outlook Professional Plus 2013 във връзка със сървър на Microsoft Exchange. В други версии елементите от менюто могат да варират. В допълнителни практически съвети обясняваме как можете да експортирате календара си в Outlook към друга програма за електронна поща или как можете да изтриете стари записи в календара.