Перспективи: Създайте списък с пощенски съобщения от електронната таблица на Excel - как работи

В този практичен съвет ще ви покажем как да създадете списък с пощенски адреси от таблица с адреси в Excel в Outlook.

Стъпка 1: Настройте списъка с адреси на Excel за списъка за разпространение на Outlook Mail

Преди да можете да импортирате списъка си с контакти в Outlook, първо трябва да го подготвите. В противен случай Outlook не може да се справи с вашата електронна таблица. Следващият пример се основава на Office 2007, разликите в Office 2010 са споменати в текста. Ще обясним отново отделните стъпки в галерията с картинки по-долу.

1. Изберете всички редове и колони, които искате да вмъкнете.
2. В лентата под „Формули“ ще намерите елемента „Определяне на имена“.
3. Тук можете да посочите своите маркирани записи на данни (вижте снимката). Например изберете име като „Контакти“ и щракнете върху Ок.
4. Запазете списъка си като "xls" файл или като csv. Outlook може да не "разбере" по-новия формат xlsx.
5. Списъкът с вашите адреси вече е готов за импортиране в Microsoft Outlook. Сега затворете Excel.

Стъпка 2: интегрирайте таблицата на Excel в Outlook

Вече можете да импортирате своите данни за контакт в Outlook, както следва:

1. Outlook 2007: Отворете раздела "Старт" и кликнете върху "Импортиране / експортиране ...". В Outlook 2010 можете да стигнете до диалоговия прозорец „Импортиране“ чрез „Файл | Отваряне“.
2. Отваря се "Асистентът за импортиране / експортиране". В списъка изберете "Импортиране от други програми или файлове" и щракнете върху "Напред".
3. В следния прозорец изберете "Microsoft Excel". Кликването върху „Напред“ потвърждава вашето влизане.
4. Отидете на „Преглед ...“ и изберете предварително запазения списък на Excel. Ако искате да избегнете дубликати от създадения списък, трябва също да поставите отметка в опцията „Не импортирайте дубликати“.
5. Изберете „Контакти“ като папка за местоназначение.
6. Маркирайте реда "Импортиране на контакти в папката: Контакти". Ако сте задали друго име в първата стъпка, това ще се показва вместо "Контакти". След това кликнете върху "Карта (персонализирани) полета".
7. Отляво можете да видите стойностите си от таблицата. Сега ги присвойте към полетата от дясната страна с помощта на влачене и пускане. Пример: Вие присвоявате името "Тони Старк" в полето "Име". Свързаният имейл адрес е в секцията „Имейл“. Разбира се, можете да зададете и други стойности като адрес, телефонен номер, факс и т.н.
8. Потвърдете записа с Ok и кликнете върху „Finish“.
9. Сега сте импортирали списъка с адреси от Excel в Outlook.

Стъпка 3: създайте пощенски списък

Сега всичко, което трябва да направите, е да създадете списък за разпространение. В по-новите версии на Outlook този списък се нарича „контактна група“.

• Под „Файл“ отворете „Нов“ и изберете „Списък за разпространение“ (Outlook 2007). В Outlook 2010 създавате списък за разпространение чрез записа "Контакти" (долу вляво) и след това в лентата с менюта "Нова контактна група".
• Кликнете върху „Избор на членове“ и изберете „Контакти“ вдясно от мрежата на адресната книга.
• Сега можете да добавите произволен брой импортирани контакти в списъка. Потвърдете избора си с Ок.
• Сега можете да дадете име на списъка за разпространение. Потвърдете записа с „Запазване и затваряне“.

Забележка: Този практически съвет е изпълнен с Excel 2007 и Outlook 2007. В зависимост от версията, отделните стъпки могат леко да се различават от инструкциите.

Този практичен съвет обяснява как да настроите втора часова зона в Outlook.