Достъп: Най-важните филтри за формуляри

Във формулярите имате различни опции за филтриране на вашите данни в Access, без да се налага да създавате заявки. Можете да разберете кои са най-важните филтри в този практичен съвет.

Достъп: Използвайте общи филтри за формуляри

Общият филтър ви позволява да избирате стойности. Текстови филтри като „Съдържа“ или „Равен“ също са възможни с този тип филтри. Можете да използвате описаните тук процедури на Access 2010.

• Можете да приложите общи филтри само към едно поле. Ако искате да филтрирате няколко полета, трябва да приложите филтрите отделно или да използвате разширена опция за филтриране.
• Отворете полето, което искате да филтрирате.
• Сега кликнете върху "Филтриране" в лентата в раздела "Старт".
• Ако имате формуляр в изгледа на таблицата, можете също да щракнете върху стрелката в полето заглавие в десния край на колоната.
• Вече се показват възможните опции за филтър.
• Вече можете да сортирате съдържанието на полета от A до Z в низходящ или низходящ ред.
• Ще видите и списък на всички стойности, които са записани в текущото поле.
• Можете да използвате квадратчетата за отметка, за да филтрирате за една или повече стойности. Премахнете отметките, ако искате да изключите съдържанието от резултата.
• Изберете „Текстов филтър“, за да получите подробни резултати. Например, ако искате да филтрирате имена от формуляр, който съдържа буквата Т, изберете „Съдържа“ и след това въведете буквица T.
• Понякога няма да видите общия филтър. Това е така, защото тази опция не е налична за полета от типовете „Да / Не“, „OLE обект“, „Бележка“ и „Приложение“.

Достъп: Използвайте филтри, базирани на подбор

Ако искате да зададете филтър за определено избрано полево съдържание, можете да направите това с филтъра въз основа на селекцията.

• Отворете „Старт“ в лентата и кликнете върху „Избор“ в групата „Сортиране и филтриране“.
• Сега получавате падащ списък, който ви показва наличните опции за филтри за вашия избор.
• Например, имате студентски списък и сте избрали поле с надпис "Студент". Филтърът, базиран на селекцията, сега ви предоставя различни опции за филтри около термина „студент“. Филтър „Съдържа ученици“ получавате резултата от всички ученици от вашия клас. Студентите са изключени от резултата.
• Опциите за филтри, базирани на селекция, също се различават в зависимост от типа данни.

Достъп: Използвайте базирани на формата филтри

Този филтър ви помага, ако искате да филтрирате няколко полета в един формуляр.

• В раздела Начало, в групата Сортиране и филтриране, щракнете върху Разширени> Филтър въз основа на формата.
• Достъпът сега създава празен формуляр с вашите полета.
• Можете да попълните колкото искате полета с критерии за филтриране.
• След това Access ви показва съвпадащи записи.
• Не можете да използвате следните типове полета с този филтър: „Многозначна стойност“, „Бележка“, „Хипервръзка“, „Да / Не“ и „OLE обект“.

Достъп: Създайте свои собствени критерии със специалния филтър

Понякога стандартните филтри не са достатъчни. Със специалния филтър можете сами да напишете критериите си. За да използвате правилно този филтър, вече трябва да сте запознати със създаването на заявки.

• Отворете формата си в изгледа на формата.
• Уверете се, че все още не са филтрирани данни.
• За целта кликнете върху „Разширени“ и „Изчистване на всички филтри“ в групата „Сортиране и филтриране“ в раздела „Старт“.
• Ако „Изчисти всички филтри“ е скрито, няма филтри да са активни и можете да преминете към следващата стъпка.
• Щракнете отново „Advanced“ и след това „Специални филтри / сортиране“.
• Добавете полетата от списъка, към които искате да приложите филтър.
• Въведете желаните критерии в реда "Критерии" на полетата.
• Критериите са групирани. Ще ви бъдат показани само данните от данни, които отговарят на всички критерии от всички полета.
• Ако имате нужда от алтернативни критерии за едно поле, въведете първия критерий в реда „Критерии“ и следващия критерий в реда „Или“.
• Всички критерии, които използвате в реда "Или", са филтрирани като алтернатива на критерия в реда "Критерий".
• Например, ако въведете "ученик" като критерий, ще получите само резултати, които имат този запис. Ако въведете "ученик" под "Или", ще получите данни, които включват както ученик, така и ученик.